RFPについてこのようなお悩みはありませんか？
「そもそもRFPを作成する目的とは？」
「RFPとRFIの違いは？」
「RFPの具体的な作成方法や項目は？」
本記事では、RFPについて概要やメリット、RFIとの違い、具体的な作成方法と項目について解説していきます。
RFPとは？
RFPとは“Request for Proposal”の略で、日本語では「提案依頼書」と呼ばれ、IT担当者や情報システム担当者がシステムベンダーやSlerなどに対してシステム構築やリプレイスを依頼するときに、自社のシステムに必要となる要件や見積もりなどをまとめた書類のことを指します。
一般的にRFPは企業や団体などの組織が、IT導入をするときのソフトウェア開発や自社ホームページのリニューアル・作成など、さまざまなIT関連の作業を外注や業務委託するときに使用される書類となっており、ITかが進む現代においてRFPは今後さらに必要になるのです。
RFPを作成する目的
RFPを作成する最大の目的は、発注側と受注側の認識がズレないようにするためです。
IT関連の依頼はRFPを作成しなくても、口頭やメールなどでの連絡でも依頼することはできますが、その場合は作業を開始してから「これ以上の作業は追加料金が発生します」や「その作業をした場合は納期が延長となります」など、発注側と受注側の認識のズレからさまざまなトラブルが発生してしまいます。
このようなトラブルを防ぐためにも、RFPを作成することは大切なのです。
また、RFPは認識のズレを無くすという目的以外にも、さまざまな外注先から提案を受けて「相見積もりを比較することため」や、作業や見積もりでの不正を無くして「公正性を担保するため」、さらにはRFPの内容をみて「外注先の提案力を見るため」などの目的も存在します。
RFPを作成するメリット
RFPを作成するメリットは、自社にとって有利に見積もりを獲得できるということです。
複数の会社から提案されたRFPを比較することで、見積もりの費用感やスケジュール感などを相見積もりによって比較することができるため、より自社に有利な見積もりを獲得することができます。
また、外注先や業務委託先によっては得意分野と不得意分野があるため、依頼内容を得意としている外注先に依頼することでより自社に利益をもたらす可能性を高めることができるのです。
RFPとRFIの違い
RFPと混同されて使われがちな「RFI」とは”Request for Information”の略で、日本語では「情報提供依頼書」と呼ばれ、自社が実現したい製品やサービスのために、パッケージ製品やサービスについての情報収集を目的とした依頼書のことを指します。
つまり、RFIはRFPを出す前の事前調査のための依頼書となるため、RFIで会社情報や実績、提供可能なサービス情報などを開示してもらった後に、RFPで具体的な提案を依頼するという流れになるのです。
RFIの具体的な方法は、パッケージ製品やサービス、ベンダの情報などを、エクセルの表に質問一覧をフォーマットとして作成した後に複数のベンダや開発会社に打診して回答を依頼する方法となります。
RFIを作成する段階ではまだ受注や発注の確度が低い場合が多いため、回答にあまり手間がかからないようにすることが大切です。
RFIの具体的な項目
RFIはあくまで標準的なパッケージ製品やサービスについての情報収集が目的となりますので、要望しているシステムの見積もりではなくパッケージ製品やサービスについての標準価格を記載してもらう必要があります。
RFIの具体的な項目は下記の通りです。
- RFIを求める趣旨・目的
- 自社情報
- 依頼先企業の基本情報
- 製品の基本情報（価格、初期費用、月額費用など）
- 製品の機能一覧
- 製品の非機能要件
RFIの回答でほしい項目を作成して複数のベンダや開発会社に打診して回答をもらうまでに、約1-2か月の期間が必要になりますが、RFPの前にRFIで業者を絞り込むことは、選考の確からしさやプロジェクトの成功に近づくため、業者を選定するスケジュールに組み込んでおきましょう。
RFPの内容と目次の作り方
RFPの主な目次について、大きくまとめると下記となります。
- プロジェクト概要 背景と目的、目標、ロードマップ等
- 業務・システム要件・システム構成図
- 納期およびスケジュール
- 体制と会議体
- 機能要件
- 非機能要件
- 成果物一覧とレビュー
- 提案依頼事項
- 提案手続き
- 評価
- 契約事項（委任形態、契約不適合契約責任、著作権等）
それぞれの目次の内容について詳しく解説していきます。
1. プロジェクト概要
プロジェクト概要では、プロジェクトのまとめ・概要・目的・条件などを記載します。
具体的には下記のような内容です。
- プロジェクトの背景
- プロジェクトの目的
- プロジェクトの前提条件（前提条件とは予算・スケジュールのことです）
2. 業務・システム要件
業務・システム要件では、現在の業務やシステムの要件を可能な範囲でまとめます。
より具体的な要件に関しては外注選定後に決まった会社で要件定義を実施するため、ここでは可能な範囲で問題ありません。
3. 機能要件と非機能要件
機能要件と非機能要件では、求める品質や速度・インフラの規定・サポート時間などの項目や規定やリリース後の保守条件などを可能な範囲で記載します。
機能要件とは「これから開発するシステムの要望」のことを指し、「非機能要件」とは顧客の目に見える要件の裏に隠れた「機能要件以外の要件」のことを指しますので、それぞれの要件の違いを押さえておきましょう。
4. 提案依頼事項
提案依頼事項は、RFPを渡したベンダに提案してほしい内容をわかる範囲で指定します。 RFPに記載したい具体的な内容は下記の通りです。
- システムの構想、対象範囲
- 保守条件
- 概算見積もり
- 概算スケジュール
- プロジェクト体制
- 会議体
- 開発管理・開発手法・開発言語
- 問合わせ窓口
- その他（提案フロー、締め切り、提案のスケジュール、RFP説明会・質問管理方法、プレゼンテーション、選定結果、問合せ先など）
5. 契約事項
RFPの最後に契約事項を記載していきます。
契約事項には下記のような内容を記載することが一般的です。
- 発注形態
- 検収
- 支払条件
- 機密保持契約
- 著作権等
- 瑕疵担保・賠償責任 ・検収方法と期間
まとめ
本記事では、RFPについて概要やメリット、RFIとの違い、具体的な作成方法と項目について解説していきました。
RFPの作成は、システムベンダーやSlerに依頼するときに重要な役割を果たすため、しっかりと内容を理解して作成できるようにしましょう。
