システムの導入についてこのようなお悩みはありませんか？
「会社や団体にシステムを導入する必要性は？」
「システムを導入するときの予算感は？」
「システムを導入するための経営陣への訴求ポイントは？」
本記事では、会社や団体にシステムを導入する必要性や予算感、経営陣への訴求ポイントを解説していきます。
会社や団体にシステムを導入する必要性は？
会社や団体にシステムを導入する必要性については、会社や団体が抱えている課題によっても異なりますが、例えば人材不足にを課題に抱えている企業や団体の場合は、少ない人数でも業務が回せるシステムを導入することで「人件費のコスト削減」や「業務合理化」、「業務効率化」を実現することができますし、売上が低いことが課題なのであれば、売上アップのために「営業支援ツールの導入」や「CRMの導入」が必要になります。
また、セキュリティ対策やコンプライアンス強化においてもシステムの導入は非常に役に立ち、目的に沿ったシステムを導入することで導入前後の驚異の変化があるのです。
このように、システムの導入は会社や団体のさまざまな業務において必要性があります。
会社や団体にシステムを導入するときに予算は？
会社や団体にシステムを導入するときに「どのくらいの予算をかければいいのか？」という議論は後を経ちませんが、システムの導入の予算について不安のある企業は「一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS https://juas.or.jp/）」が公表している予算を参考にしてみるといいでしょう。
「一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会」が発表した『企業IT動向調査報告書 2020』の資料によると、売上高に対するIT予算比率において2019年度はおおよそ1.28%となっています。
例えば、年商100億円の会社がシステムの導入をおこなう場合、システムコスト（導入、保守、インフラ、人件費）はおよそ1億3000万円となり、一般的にシステムの利用年数は5年間で計算しますので、合計金額が6億5,000万円のシステム予算となるのです。
システムの導入をするための訴求ポイント
古い言語で書かれたシステムや基幹システムなどを使い続ける大企業や中小企業は多数存在しますが、古いシステムを使い続けてしまうとさまざまなリスクがあるため、迅速に新しいシステムを導入することが求められます。
しかし、長年使い慣れたシステムをリニューアルすることは業務に直結する大問題となりますし、IT人材が高齢化などで不足している場合は推進する社内体制も乏しくなり、ますます古いシステムのリニューアルが遠のいているという現状があるのです。
このような状況を打破するためには、経営陣にシステムのリニューアルの必要性や、使い続ける場合のリスクを訴えかけることが重要です。
そこで経営陣に訴求したいポイントは下記の4つになります。
- 使い続けるリスク
- 候補のシステム
- 予算、スケジュール
- 支援コンサルティング会社候補
それぞれの訴求ポイントについて詳しく解説していきます。
1. 使い続けるリスク
経営陣に新しいシステムの導入を検討してもらうときに、古いシステムを使い続けるリスクが1番の訴求ポイントになります。
システムが古い場合、セキュリティが脆弱であったり、バグが顕在化している危険性があるため、セキュリティやバグで重要情報や個人情報が漏洩し、社会的な問題やブランドの失墜、損害賠償など、企業リスクが増大してしまうのです。
その結果、企業としての信用度を失い、企業経営に大きな影響があるとわかれば経営陣も第一優先にリニューアルを検討するでしょう。
2. 候補のシステム
自社で調査できる範囲で構いませんが、製品ベンダに問い合わせをすることである程度のフィットギャップがわかりますので、RFPを作成（コンサルティング会社に依頼）し、ベンダ側でのフィットギャップの洗い出し、標準機能かカスタマイズ機能かの洗い出しを行いましょう。
3. 予算、スケジュール
製品やシステムの実際の見積もり前に会社で出せる予算枠を調べることが大切です。
標準的は売上の1.28%となりますので、売り上げ規模100億の会社であれば5年分のIT投資予算である6億円となります。
システムだけでなく保守・インフラ・コンサルティング・社内人材の稼働工数も含んだ予算として考えましょう。
4. 支援コンサルティング会社候補
リニューアルは自社メンバーだけでは不可能ですので、ITに詳しいコンサルティング会社に支援してもらう必要があります。
つまり、コンサルティング会社と社内体制をプロジェクト体制とするのです。
コンサルティング会社にて既存システムの現状分析と新システムのあるべき姿を検討することが必要となり、自社メンバーは社内業務の課題の洗い出しを行います。
まとめ
本記事では、会社や団体にシステムを導入する必要性や予算感、経営陣への訴求ポイントを解説していきました。
新しいシステムの導入はさまざまなリスクを低減するためにも必要となるため、古いシステムを利用している場合はすぐに経営陣に訴求をして、新しいシステムを導入するようにしましょう。
