システム開発についてこのようなお悩みはありませんか？
「基幹システムの新規開発にRFPは必要？」
「RFPには何を記載すればいい？」
「システム開発会社の選び方は？」
本記事では、システム開発に必要なRFPや開発会社の選び方について解説していきます。
会社の基幹システムを新規構築するためにRFPは必要か？
会社の基幹システム（販売管理）を新規構築する場合においても、RFP(提案依頼書）は必要になります。
なぜなら、RFPを用意しないと選定の基準となる提案内容や評価がなくなってしまい、ベンダの都合の良い提案を受け入れてしまうため失敗するパターンに陥ることがあるからです。
また、RFPが企業側の基準となるため、ベンダごとにパッケージ製品の標準機能のフィット＆ギャップ回答が得られることや、スケジュール・予算を明確にすることができること、アドオンやカスタマイズした場合の参考見積もりも入手可能になるなどのさまざまなメリットがあります。
しかし、RFPがあると競合他社と争ったり提案する工数が発生するため、RFPを敬遠するベンダがありますが、「RFPはないほうがよい」と提案してくるベンダとの取引はあまりおすすめではありません。
たとえ、パッケージ製品の導入をするために標準機能のみを利用する場合でも、パッケージ製品の競合他社と比較するためにRFPは必要になるため、パッケージ製品という指定と必要な業務と機能を取りまとめた上でRFPを作成して提案を受けるべきです。
RFPのフォーマットの目次
自社に導入したいシステム開発を発注したいと検討している会社の中には「RFPを作成するスキルがない」「RFPを作成できる人もいない」「要望はある程度まとめられるが、目次や内容がわからない」という課題を抱えている会社も多いです。
そのような会社は下記のRFOの主な目次を参考にして作成してみましょう。
そこでRFPのフォーマットとしての目次は下記が標準となっております。あとは、要望によって異なりますが、すべてを網羅する必要はないので、可能な範囲で自社で用意されてもよいでしょう。
RFPの主な目次については、もう少し細かい目次もありますが、大きくまとめると下記となります。
- プロジェクト概要 背景と目的、目標、ロードマップ等
- 業務・システム要件・システム構成図
- 納期およびスケジュール
- 体制と会議体
- 機能要件
- 非機能要件
- 成果物一覧とレビュー
- 提案依頼事項
- 提案手続き
- 評価 ・契約事項（委任形態、契約不適合契約責任、著作権等）
目次の内容でも特に重要な項目についてそれぞれ解説していきます。
1. プロジェクト概要
プロジェクトの概要では、プロジェクトのまとめ・概要・目的・条件を記載します。
下記の3つをポイントにしてまとめていきましょう。
- プロジェクトの背景
- プロジェクトの目的
- プロジェクトの前提条件（前提条件とは予算・スケジュール）
2. 業務・システム要件
業務・システム要件では、現在の業務やシステムの要件を可能な範囲でまとめておきます。
より具体的な要件に関しては、外注選定後に決まった会社で要件定義を実施するため、ここでは可能な範囲で問題ありません。
3. 機能要件と非機能要件
機能要件と非機能要件では、これから開発するシステムの要望を記載する「機能要件」と、求める品質や速度・インフラの規定・サポート時間などの項目や規定についてリリース後の保守条件などを記載する「非機能要件」のそれぞれを可能な範囲で記載します。
4. 提案依頼事項
提案依頼事項では、RFPを渡したベンダに提案してほしい内容をわかる範囲で指定します。
提案依頼事項の具体的な例は下記の通りです。
- システムの構想、対象範囲
- 保守条件
- 概算見積もり
- 概算スケジュール
- プロジェクト体制
- 会議体
- 開発管理・開発手法・開発言語 ・問合わせ窓口
上記の内容に加えて、画面遷移・ワイヤーフレーム・必要なサーバー構成などを追加情報として記載することで、よりベンダ側の提案の精度が高まります。
提案を依頼するときにRFPが必要なプロジェクトとは？
提案を依頼するときにRFPが必要不可欠となるプロジェクトは、大規模開発のプロジェクトです。
大規模プロジェクトは億単位になるため失敗は絶対に許されません。
そのため慎重なベンダ選定が必要になりますが、RFPなしでの提案の場合は規模やスキルに合ったベンダ選定が難しいため、RFPは必須になるのです。
また、ベンダ向けという対外的な目的よりもプロジェクトを社内で意思統一することが先決であるため、RFPを作る過程で社内の意思統一を図ることができるベンダ選定も兼ねることができ合理的な判断となります。
RFPを書く上で重要になるポイント
RFPを書く上で下記のポイントは非常に重要になります。
- 社内でプロジェクトの目的を統一させる
- 対象となる範囲を統一する
- ベンダ選定後の要件定義時間を短縮するため、先に社内で要件を取りまとめる
- 現行業務を洗い出す
- 課題を洗い出す ・将来ありたい姿を決める
これらの内容をまとめたRFPを作成することでプロジェクト期間と費用の圧縮が可能になりますが、情報を取りまとめることはITの知識や人手が必要になるため、発注側ではIT人材が不足している場合は非常に困難です。
また、RFPは作成するだけではなく後工程でのベンダ選定が最も重要になりますので、下記の内容をしっかりと押さえておきましょう。
- 競合する複数の発注先候補のベンダやシステム開発会社にRFPを提示し、説明会を実施します。
- ベンダが提案書を作成してRFPを発行した会社にプレゼンテーションする
- もろもろの質疑応答を管理する
- ベンダを評価する
- ベンダと最終認識合わせをする
- 契約書を精査して契約する
これらの段取りに通常2ヶ月はかかる作業となりますので、日常業務と同時に社員が対応するのは困難です。
そのために、外注としてコンサルタントに依頼してRFPを作成するケースが多数になっており、コンサルタントが上記をヒアリングしてRFPを作成することで発注側に最適なベンダ選定ができます。
システム開発会社の選ぶ基準
ITのシステム開発を依頼したい場合、どんな会社を選ぶべき？またはどのように探すべきでしょうか。
システム開発会社の中には、クラウドやDXが得意・物流や製造業に詳しい・ECに詳しいなど、さまざまな得意分野があり、システムの種類のすべてに精通しているわけではありませんので、最適な会社を選ぶことが大切です。
開発会社を選ぶ基準となる項目は下記を参考にしてみてください。
- 発注側がどんな業界か
- 何のシステムか（わかる範囲）
- 予算とスケジュール
- 必要な成果物（ドキュメント）
万が一間違ったシステム開発会社を選んでしまうと、バグが多い・見積もりが高い・世界仏のドキュメントがないなどの理由からシステム開発自体が失敗に終わってしまうケースもあるため、慎重に選ぶことが大切なのです。
システム開発会社を探す方法
システム開発会社を探す方法は下記の3つです。
- 既に取引がある会社に聞く
- 知人の紹介
- 新規取引の場合、ネットで検索し、相見積もりを依頼する
それぞれの方法について詳しく解説していきます。
1. 既に取引がある会社に聞く
既に取引のある会社からシステム開発会社を聞くことで、実績も取引口座も審査も済んでいるので安心して依頼することができそうですが、必要なシステムが開発できるかはまた別の話です。
もちろん、得意ならば依頼しても良いと思いますが、本当は得意ではないのに営業成績や売上を確保したいために無理に受注した場合は失敗する可能性が高くなりますので注意しましょう。
2. 知人の紹介
知人の紹介に関しても必要なシステムが開発できるかはまた別の話です。
こちらも同様に得意ならば依頼しても良いですが、営業成績や売上を確保したいために無理に受注した場合は失敗する可能性が高くなります。
3. 新規取引の場合、ネットで検索し、相見積もりを依頼する
新規取引の場合、ネットで検索して相見積もりを依頼することでたくさんの開発会社から提案見積もりを得られますが、見積もりの内容には注意しましょう。
一番安いコストの見積もりで依頼してしまうとバグだらけであることで本来の成果が得られないケースが多々ありますので、本当に要求するシステムの実績があるのか、確認することが最重要です。
まとめ
本記事では、システム開発に必要なRFPや開発会社の選び方について解説していきました。
開発会社を評価するときに「会社の規模や業績は安定しているか」さらには「要求システムとある程度共通する開発実績があるか」という2つの最重要ポイントをもとにして選ぶことが大切です。
また、開発規模や予算に合ったIT知識や経験が必要となるため、失敗しないためにも、IT経験豊富なコンサルティング会社の支援のもとで選ぶことが大事です。
信頼できるコンサルティング会社の支援を得ながらシステムの依頼をするようにしましょう。
